Servizio Outbound Presa Appuntamento per Aziende
Fai volare il tuo business con Opent Contact; specialista in inbound e outbound marketing e software per presa appuntamenti. Scopri di più!
Automazione del servizio presa appuntamenti
Grazie ai sistemi di Open Contact e il software Telmar Evolution, la presa appuntamenti per agenti viene gestita in modo sistematico ed efficiente ottimizzando i percorsi, riducendo i costi e i tempi di spostamento
Con la nostra speciale funzionalità, totalmente automatizzata, il sistema
- Propone all’operatore telefonico i contatti nelle immediate vicinanze degli appuntamenti già presi.
- Dà la possibilità all’operatore, durante la telefonata, di conoscere gli appuntamenti già fissati e più vicini al cliente in linea, tracciando le relative distanze. Tali informazioni consentono di ottimizzare gli appuntamenti e i percorsi degli agenti.
Caricamento automatico delle agende appuntamenti
Per agevolare le attività di presa appuntamenti e gestione agenda per i tuoi agenti di vendita, ogni giorno devi ottimizzarne e saturarne il calendario: la soluzione sta proprio nel sistema offerto da Open Contact!
In modalità del tutto automatica il software ottimizza e distribuisce il carico di appuntamenti per ogni agente e per giorno e in particolare:
- Senza alcun intervento manuale, il sistema associa automaticamente un numero congruo di operatori alle attività (zone) che necessitano di più risorse (forza lavoro) per ottimizzare il calendario degli agenti.
- Gestisce automaticamente la chiusura delle attività (zone) quando è stata raggiunta la saturazione del calendario dell’agente o degli agenti associati ad esse.
- Il sistema tiene altresì conto della problematica per la quale ciascun agente potrebbe essere assegnato a più attività (zona) e a ciascuna attività (zona) potrebbero essere associati più agenti.
- In più, con la funzione “Miglior appuntamento” il sistema propone un elenco di orari (data e ora) più convenienti in modo da rendere l’attività del call center per presa appuntamenti efficiente e veloce.
Al lato operativo rimane una incredibile semplicità di utilizzo del servizio di presa appuntamenti, in completo stile “set and forget” (impostala e dimentica che esiste).
Integrazioni dati nel calendario appuntamenti
Il fatto di avere le giuste funzionalità per la presa appuntamenti, e gestione agenda con l’associazione dei dati relativi all’appuntamento, è un aspetto estremamente importante, perché consente all’operatore di:
- Favorire la presa di appuntamenti adiacenti durante la telefonata e di conoscere gli appuntamenti già fissati più vicini al cliente.
- Scegliere l’orario e le distanze chilometriche tra l’appuntamento che si sta per fissare e quelli adiacenti (precedenti e successivi) per ottimizzare gli spostamenti degli agenti con un semplice “punta e clicca”.
- Ovviamente il sistema controlla in tempo reale la sovrapposizione dell’orario con altri appuntamenti già presi o concorrenti.
Talvolta però, la persona contattata deve essere richiamata per una conferma dell’appuntamento. L’operatore, in questo caso, ha la possibilità di indicare più date e orari di richiamo e di aggiungere delle note di promemoria.
Le note per l’agente possono essere indicate e distinte per tipologia:
- Materiale/prodotto a cui è interessato
- Indicazioni per arrivare dal cliente
- Altri dati personalizzati
Agenda Web intuitiva per appuntamenti agenti
Per gestire in modo semplice, rapido e intuitivo la presa appuntamenti e la gestione agenda, il software Telmar Evolution (Telmar2000) mette a disposizione le funzionalità di anagrafica dei destinatari e di gestione appuntamenti su web.
La funzionalità di anagrafica dei destinatari permette di definire i destinatari degli appuntamenti, indicando per ciascuno il livello di visibilità dei dati e un identificativo di login e password per la consultazione degli appuntamenti tramite Web.
Invece, per la gestione degli appuntamenti su Web, il modulo WEB denominato “SelfAgent” permette la pubblicazione e la gestione degli appuntamenti tramite qualsiasi browser internet, tutto in tempo reale e da qualsiasi dispositivo (PC, Tablet, Smartphone, ecc).
A seguito della visita dell’agente, presso il cliente, il sistema mette a disposizione una serie di esiti personalizzati quale feed-back dell’appuntamento con relativa nota associata. Con alcuni esiti, se necessario, l’agente può comunicare automaticamente all’operatore del call center di richiamare il cliente per poter rifissare l’appuntamento.
Tutto questo significa organizzare in modo semplice ed efficace ogni passo necessario per svolgere attività di telemarketing di successo con presa appuntamenti controllata da un sistema infallibile.
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